Introduzione
Negli ultimi anni, SharePoint Online è diventato il cuore della collaborazione in Microsoft 365. Con Teams, Planner, Loop e Viva, ogni team crea automaticamente uno o più siti SharePoint, spesso senza una reale strategia di governance nel tempo.
Il risultato è noto: siti inattivi, siti senza owner, accessi mai rivisti e difficoltà nel dimostrare controllo e responsabilità sui dati. È in questo contesto che nasce SharePoint Advanced Management, come risposta a un’esigenza concreta di governo dell’ambiente, non di semplice creazione.
Come nasce SharePoint Advanced Management
Le funzionalità oggi incluse in SharePoint Advanced Management non sono nuove in assoluto. In origine, questi strumenti di governance avanzata erano parte dell’ecosistema Microsoft Syntex, pensato inizialmente per la classificazione e l’elaborazione intelligente dei contenuti.
All’interno di Syntex erano già presenti concetti chiave come:
- gestione avanzata dei siti
- policy di controllo basate sul ciclo di vita
- reportistica su utilizzo e ownership
Tuttavia, il legame con Syntex rendeva queste funzionalità meno accessibili, sia dal punto di vista del licensing sia come posizionamento concettuale: strumenti di governance “nascosti” dentro una soluzione focalizzata sui contenuti.
L’evoluzione: da Syntex a SharePoint Advanced Management
Con la maturazione di Microsoft 365 e l’esplosione del tema governance, Microsoft ha progressivamente separato il concetto di gestione dei contenuti da quello di gestione dei siti.
Da questa evoluzione nasce SharePoint Advanced Management come entità autonoma:
- focalizzata esclusivamente su siti SharePoint
- orientata a policy, reporting e attestazione
- pensata per ambienti enterprise e tenant complessi
Il passaggio chiave è stato rendere queste funzionalità più trasversali, non più vincolate solo a Syntex.
SharePoint Advanced Management oggi: integrazione con Microsoft 365 Copilot
Ad oggi, SharePoint Advanced Management è inclusa quando nel tenant è presente almeno una licenza Microsoft 365 Copilot.
Questo è un punto fondamentale:
- Non è necessario assegnare Copilot a tutti gli utenti
- È sufficiente una sola licenza Copilot nel tenant
- Le funzionalità di SharePoint Advanced Management diventano disponibili per gli amministratori
Questo cambio di modello rende SAM molto più accessibile e coerente con l’idea di governance centralizzata, sganciata dall’uso diretto di Copilot da parte degli utenti finali.
In altre parole: Copilot diventa anche un abilitatore di governance, non solo uno strumento di produttività.
Cosa abilita SharePoint Advanced Management
SharePoint Advanced Management fornisce strumenti concreti per governare l’ambiente SharePoint nel tempo, tra cui:
- Report sui siti inattivi (Inactive Site Policy)
- Controllo dell’ownership dei siti (Site Ownership Policy)
- Attestazioni periodiche guidate (Attestation Site Policy)
Queste funzionalità permettono di passare da una gestione reattiva a un modello continuo e misurabile.
Inactive Site Policy
La Inactive Site Policy consente di identificare siti SharePoint che non mostrano attività per un periodo definito.
La reportistica evidenzia:
- siti inattivi
- ultima attività rilevata
- tipologia di sito
- owner associati
È uno strumento chiave per ridurre lo sprawl e migliorare la postura di sicurezza complessiva.
Site Ownership Policy
La Site Ownership Policy affronta uno dei problemi più critici: i siti senza owner.
Attraverso report dedicati, consente di individuare:
- siti privi di owner
- owner non più attivi
- responsabilità mancanti
Senza un owner chiaramente definito, nessuna strategia di governance può essere sostenibile nel tempo.
Attestation Site Policy
La Attestation Site Policy introduce un processo formale di revisione periodica dei siti SharePoint.
Gli owner vengono chiamati a confermare che:
- il sito è ancora necessario
- gli accessi sono corretti
- i contenuti sono ancora rilevanti
Le attestazioni vengono tracciate e archiviate, fornendo evidenze concrete utili anche in ambito audit e compliance.
Conclusione
SharePoint Advanced Management nasce dall’esperienza di Microsoft Syntex, ma oggi rappresenta qualcosa di diverso: una piattaforma di governance moderna, accessibile e integrata nel cuore di Microsoft 365.
Il fatto che sia abilitabile tramite una sola licenza Microsoft 365 Copilot ne cambia completamente il posizionamento: da funzionalità “di nicchia” a strumento strategico per qualsiasi organizzazione che voglia governare seriamente SharePoint Online.
In un tenant in continua evoluzione, la governance non è un progetto una tantum, ma un processo continuo. SharePoint Advanced Management fornisce finalmente gli strumenti giusti per affrontarlo in modo strutturato e sostenibile.