Introduzione

L’adozione di Microsoft 365 Copilot è una delle innovazioni più significative degli ultimi anni, ma senza un monitoraggio efficace rischia di diventare una “scatola nera”. Le aziende devono sapere chi utilizza Copilot, in quali app e con quale frequenza, per garantire governance, sicurezza e valore di business.

Microsoft mette a disposizione due approcci principali:

  • Report dettagliati e nominali: tramite il Microsoft 365 Copilot Usage Report, che mostra quali utenti hanno utilizzato Copilot, in quali app e con quale volume.
  • Dati aggregati: tramite la Copilot Dashboard e le dashboard di Viva Insights Analyst, che offrono una vista sull’adozione complessiva e i trend.

Perché monitorare Copilot?

Monitorare Copilot non è solo una questione tecnica, ma strategica:

  • Governance e compliance: verificare che l’uso sia conforme alle policy interne e al GDPR.
  • Misurazione del ROI: capire se l’investimento in Copilot genera produttività reale.
  • Ottimizzazione licenze: individuare utenti inattivi e riallocare risorse.
  • Supporto al Change Management: identificare team che necessitano formazione o supporto.

Prerequisiti

Prima di iniziare, assicurati di avere:

  • Licenze Microsoft 365 Copilot attive nel tenant.
  • Ruolo Global Admin o Reports Reader per accedere ai report.
  • Abilitazione della Copilot Dashboard in Microsoft 365 Admin Center (Viva Insights Admin Settings).
  • Accesso a Viva Insights Analysis per le dashboard di adozione (Necessario ruolo Insights Administrator o Insisghts Analyst).

Panoramica della soluzione

Il monitoraggio si basa su due strumenti complementari:

  1. Copilot Usage Report
    Fornisce dati nominali per singolo utente e app. Ideale per analisi puntuali e verifiche di compliance.

  2. Copilot Dashboard e Viva Insights
    Offrono dati aggregati e trend di adozione. Perfette per presentazioni al management e per definire KPI.

Procedura passo-passo

1. Accedere al Copilot Usage Report

  1. Vai su Microsoft 365 Admin Center → Reports > Usage > Microsoft 365 Copilot.
  2. È possibile filtrare per:
    • Utente (nome, UPN)
    • App (Word, Excel, Teams, Outlook, ecc.)
    • Periodo (giorni, settimane)
  3. Esporta il report in CSV per analisi avanzate in Excel o Power BI.

Nota: Questo report è nominale, quindi soggetto alle policy di privacy aziendali. Assicurati di informare gli utenti e rispettare le normative GDPR.

CopilotUsageReport

2. Consultare la Copilot Dashboard

La Copilot Dashboard è disponibile in Viva Insights Personal (se abilitata) e mostra:

  • Numero totale di prompt inviati.
  • Distribuzione per app.
  • Trend di utilizzo nel tempo.

Attenzione: Non mostra dati nominali, solo aggregati. È utile per capire l’adozione complessiva.

CopilotDashboard

3. Analizzare le dashboard di Viva Insights Analyst

Se hai i permessi di Insight Analyst o di Insight Administrator, puoi accedere al portale Viva Insights Analysis ed a report dedicati come:

  • Copilot Adoption: percentuale di utenti attivi.
  • Copilot Engagement: frequenza di utilizzo e correlazioni con produttività.

Oltre alla consultazione manuale, la reportistica di Viva Insights Analyst offre opzioni avanzate che la rendono ideale per analisi continue e personalizzate:

Schedulazione automatica: i report possono essere pianificati per l’esecuzione giornaliera, settimanale o mensile, riducendo il lavoro manuale. Esportazione e integrazione con Power BI: i dati possono essere esportati e ripubblicati in Power BI per creare dashboard interattive e analisi avanzate. Filtri e segmentazione: è possibile filtrare i report per ruolo, reparto, area geografica o gruppo di utenti. Creazione di report personalizzati: Insights Analyst consente di combinare metriche e KPI per costruire report su misura, allineati agli obiettivi di business.

Suggerimento: sfrutta queste funzionalità per automatizzare il monitoraggio e presentare al management dashboard sempre aggiornate, senza interventi manuali.

Punti critici e buone pratiche

  • Abilitazione dashboard: non è automatica, richiede adeguata configurazione in Microsoft 365 Admin Center.
  • Interpretazione dei dati: non fermarti ai numeri; correlali con obiettivi di business e feedback qualitativi.
  • Formazione: se l’adozione è bassa, pianifica training mirati e campagne di awareness.

Benefici

  • Visibilità completa: dal singolo utente alla panoramica aziendale.
  • Decisioni informate: supporto per strategie di adozione e governance.
  • Ottimizzazione costi: identificare licenze inutilizzate.
  • Governance proattiva: prevenire rischi di compliance e uso improprio.

Conclusione

Il monitoraggio di Microsoft 365 Copilot è un pilastro della governance moderna. Combinando report dettagliati e dashboard aggregate, le aziende possono misurare l’adozione, garantire conformità e massimizzare il valore dell’investimento.