Introduzione
Negli ultimi mesi, una delle domande che ricevo più frequentemente dai clienti è: “Come si adotta correttamente Microsoft 365 Copilot?”. La risposta potrebbe sembrare semplice, ma in realtà nasconde una verità fondamentale che molti non considerano: non esistono standard o best practice universali per l’adoption di Copilot.
Ogni organizzazione è diversa, con la propria cultura aziendale, livello di maturità digitale, esigenze di sicurezza e modello di governance.
Quello che funziona perfettamente per un’azienda può risultare limitante o inadeguato per un’altra. Prendiamo ad esempio la gestione degli agenti: alcune organizzazioni scelgono di centralizzare completamente la creazione degli agenti, affidandola a un team ristretto di sviluppatori interni che poi li pubblicano per l’intera azienda. Altre preferiscono democratizzare il processo, permettendo a tutti gli utenti con licenza di creare i propri agenti, favorendo così l’innovazione bottom-up.
In questo articolo voglio condividere con voi l’approccio che consiglio ai miei clienti, basato su anni di esperienza nell’implementazione di soluzioni Microsoft 365. Non si tratta di regole rigide, ma di una roadmap flessibile che ogni organizzazione può adattare alle proprie necessità.
Perché l’Adoption di Copilot è Diversa
Prima di entrare nel dettaglio delle fasi di adoption, è importante comprendere perché Copilot richiede un approccio diverso rispetto ad altri servizi M365 che potreste aver implementato in passato.
Copilot non è semplicemente un nuovo strumento: è un assistente AI che ha accesso a tutti i dati che l’utente può vedere all’interno dell’ambiente Microsoft 365. Questo significa che qualsiasi problematica di oversharing, configurazione errata di permessi o mancanza di governance dei dati che magari avete tollerato fino ad oggi, improvvisamente diventa critica.
Se un utente ha accesso a documenti sensibili perché qualcuno ha condiviso un intero sito SharePoint con “Tutti tranne gli utenti esterni”, Copilot vedrà quei documenti e potrà utilizzarli nelle sue risposte. Se esistono gruppi M365 pubblici creati erroneamente, Copilot avrà accesso a quei contenuti anche se l’utente non era consapevole della loro esistenza.
Ecco perché l’adoption di Copilot non può prescindere da un serio lavoro di preparazione dell’ambiente.
Fase 1: Preparare l’Ambiente – L’Office 365 Assessment
Il primo passo fondamentale, quello che non potete assolutamente saltare, è effettuare un Office 365 Assessment completo del vostro tenant, con particolare focus su sicurezza e governance.
Cosa include questo assessment?
Verifica delle impostazioni di condivisione avanzate
Dovete analizzare le configurazioni di OneDrive for Business e SharePoint Online. Le domande da porsi sono:
- Gli utenti possono condividere file e cartelle con chiunque, inclusi utenti anonimi?
- Esistono link di condivisione anonimi attivi che non scadono mai?
- Le impostazioni predefinite di condivisione sono troppo permissive?
Un esempio classico che vedo spesso: tenant dove le impostazioni di default permettono la creazione di link “Chiunque abbia il link” senza scadenza e senza password. Questo può andare bene per alcune organizzazioni molto permissive, ma per la maggior parte rappresenta un rischio significativo quando si introduce Copilot.
Gestione dei Guest Users
Questo è un punto che molti sottovalutano. Per impostazione predefinita, nei tenant Microsoft 365, i guest possono invitare altri guest.
Sembra una configurazione innocua, ma pensate alle implicazioni: un collaboratore esterno potrebbe invitare altre persone senza che voi ne abbiate il controllo diretto.
Con Copilot attivo, questo significa che dati potenzialmente sensibili potrebbero essere accessibili a una rete di utenti esterni di cui non avete piena visibilità. La mia raccomandazione è sempre di rivedere queste impostazioni e restringere le operatività dei guest, limitando la loro capacità di invitare altri utenti e controllando attentamente i loro permessi.
Audit dei permessi esistenti
Quante volte avete concesso permessi “temporanei” che poi sono rimasti attivi per mesi o anni? Quanti utenti hanno accesso a risorse che non utilizzano più?
Prima di abilitare Copilot, è il momento perfetto per fare pulizia. Identificate gli accessi anomali, rimuovete permessi obsoleti, verificate che i principi di least privilege siano rispettati.
Configurazioni di sicurezza e compliance
Verificate che siano attive le policy di Data Loss Prevention (DLP) appropriate per la vostra organizzazione, che le retention policies siano configurate correttamente e che ci sia un sistema di logging e audit adeguato per tracciare l’accesso ai dati sensibili.
Fase 2: La Questione dei Gruppi M365 Pubblici
Questo è un aspetto che ho visto creare problemi in tantissime organizzazioni, spesso senza che gli IT admin se ne rendano conto fino a quando non è troppo tardi.
Il problema dell’oversharing invisibile
Ricordate il principio fondamentale: Copilot ha accesso solo ai dati che può vedere l’utente.
Il problema è che spesso gli utenti hanno accesso a dati di cui non sono nemmeno consapevoli.
Il caso più comune? I gruppi M365 pubblici creati all’interno dell’organizzazione. Un utente crea un team in Microsoft Teams, o un gruppo M365 per un progetto, e senza rendersene conto lo configura come “pubblico”.
Il risultato? Tutti gli utenti dell’organizzazione hanno tecnicamente accesso a quel gruppo e ai suoi contenuti. Gli utenti potrebbero non saperlo, potrebbero non aver mai cercato attivamente quel gruppo, ma Copilot sì.
Copilot sa perfettamente che l’utente ha accesso a quei contenuti e li utilizzerà nelle sue risposte.
L’approccio che consiglio:
Step 2.1: Estrazione e analisi iniziale
Il primo passo è sviluppare uno script PowerShell per effettuare un’estrazione iniziale di tutti i gruppi M365 presenti nel tenant, identificando quali sono pubblici e quali privati.
Non entro nei dettagli tecnici dello script in questo articolo, perché ne ho già parlato approfonditamente in un mio precedente articolo sulla gestione dei gruppi M365 pubblici.
Una volta ottenuta questa lista, è necessario:
- Classificare i gruppi pubblici per criticità
- Contattare i proprietari dei gruppi
- Convertire in privati i gruppi non necessari
- Documentare le eccezioni
Lo script dovrebbe poi girare in maniera periodica per intercettare tempestivamente nuovi gruppi pubblici. ➡️ Articolo correlato: Gestire e monitorare i gruppi M365 pubblici con PowerShell
Step 2.2: Prevenzione tramite Sensitivity Labels
Una volta fatta pulizia, la prevenzione diventa fondamentale.
La soluzione più efficace è l’utilizzo delle Sensitivity Labels per inibire la creazione di gruppi M365 pubblici da parte degli utenti, aumentando controllo, governance e limitando la superficie di accesso di Copilot. ➡️ Articolo correlato: Controllare i gruppi M365 con Sensitivity Labels
La logica è semplice ma potente: invece di correggere continuamente gli errori degli utenti, create un sistema che li previene alla fonte. Gli utenti potranno ancora creare gruppi, ma con impostazioni di privacy controllate e appropriate al contenuto che stanno condividendo.
Fase 3: Sensitivity Labels, Information Protection e DSPM for AI
Se vogliamo parlare seriamente di governance dei dati in un ambiente con Copilot attivo, non possiamo ignorare l’importanza di un sistema robusto di classificazione e protezione delle informazioni.
Sensitivity Information Types e Sensitivity Labels
L’ideale sarebbe avere già implementato un sistema completo di sensitivity information types e sensitivity labels prima di introdurre Copilot. Perché? Perché questi strumenti vi permettono di:
- Classificare automaticamente i dati in base al loro contenuto (informazioni finanziarie, dati personali, proprietà intellettuale, ecc.)
- Applicare protezioni automatiche come crittografia, restrizioni di condivisione, watermark
- Tracciare e controllare come i dati sensibili vengono utilizzati e condivisi
- Educare gli utenti attraverso policy tips che appaiono quando stanno per condividere informazioni sensibili
Con Copilot, questi controlli diventano ancora più critici. Se un documento è etichettato come “Confidenziale - Solo Management”, le sensitivity labels possono garantire che anche se Copilot elabora quel documento, le informazioni non vengano condivise inappropriatamente.
DSPM for AI: Il Guardiano delle Intelligenze Artificiali
Un aspetto che molti non considerano è che Copilot non è l’unica AI a cui i vostri utenti potrebbero avere accesso. ChatGPT, Claude, Gemini e decine di altri strumenti AI sono facilmente accessibili, e molti utenti potrebbero essere tentati di copiare dati aziendali in questi servizi per ottenere aiuto.
Ecco dove entra in gioco il DSPM for AI (Data Security Posture Management for AI). Questo strumento vi permette di:
- Bloccare l’accesso a servizi AI non autorizzati
- Permettere solo l’utilizzo di Copilot come AI aziendale approvata
- Monitorare tentativi di esfiltrare dati verso AI esterne
- Creare policy granulari basate su gruppi di utenti o tipi di dati
La logica è: se state investendo in Copilot, volete che sia l’unica AI che ha accesso ai vostri dati aziendali. Non ha senso spendere per una soluzione enterprise sicura se poi gli utenti copiano le stesse informazioni in ChatGPT gratuito.
Fase 4: Preparazione Tecnica degli Endpoint
Una volta che l’ambiente è pronto in termini di dato e governance, dobbiamo occuparci dell’aspetto tecnico: assicurarci che i dispositivi degli utenti siano pronti per Copilot.
Il Canale di Aggiornamento di Office
Questo è un dettaglio tecnico che molti trascurano, ma è fondamentale: gli utenti devono avere il canale di aggiornamento del pacchetto Office impostato su Monthly (Current Channel). Gli altri canali (Semi-Annual, per esempio) non supportano Copilot all’interno delle applicazioni Office.
Sembra una sciocchezza, ma ho visto organizzazioni assegnare le licenze Copilot senza verificare questo prerequisito, per poi ricevere ticket di supporto da utenti frustrati che non vedevano Copilot nelle loro app.
Deployment delle Policy
Ci sono due approcci principali per gestire questa configurazione:
Opzione 1: Policy via Intune
Creare policy ad hoc per il gruppo di utenti Copilot, configurando automaticamente il canale di aggiornamento corretto. Questo è l’approccio più pulito e scalabile, soprattutto se avete già un’infrastruttura Intune ben configurata.
Opzione 2: Software di terze parti
Se non utilizzate Intune o avete esigenze particolari, potete utilizzare software di distribuzione di terze parti per forzare l’aggiornamento al canale corretto. Meno elegante, ma funzionale.
La mia raccomandazione? Se non avete già una buona ragione per non usare Intune, usate Intune. È lo strumento nativo Microsoft, si integra perfettamente con l’ecosistema M365, e vi semplificherà enormemente la vita anche per futuri deployment.
Testing e Validazione
Prima di procedere con il rollout massivo, assicuratevi di:
- Testare la configurazione su un gruppo pilota
- Verificare che tutte le app Office mostrino correttamente l’integrazione Copilot
- Controllare che non ci siano conflitti con altre policy esistenti
- Documentare eventuali problematiche e le relative soluzioni
Fase 5: Assegnazione delle Licenze e Gestione dei Service Plans
Siamo arrivati al momento cruciale: l’assegnazione delle licenze Copilot. Ma anche qui, ci sono decisioni strategiche da prendere.
La Questione dei Service Plans
Quando assegnate una licenza Copilot, non state semplicemente “accendendo” una funzionalità. State decidendo quale livello di autonomia dare agli utenti. Attraverso la gestione dei service plans, potete controllare granularmente cosa gli utenti possono fare.
La domanda chiave è: volete permettere agli utenti di creare i propri agenti?
Scenario 1: Gestione Centralizzata
Alcuni clienti scelgono un approccio più restrittivo, disabilitando la possibilità per gli utenti finali di creare agenti. In questo modello:
- Un team ristretto di sviluppatori/power users crea gli agenti
- Gli agenti vengono testati e validati centralmente
- Solo dopo l’approvazione vengono pubblicati per l’intera organizzazione
- Si ha un controllo totale su quali agenti sono disponibili e come funzionano
Scenario 2: Democratizzazione
Altri clienti preferiscono dare più libertà, permettendo a tutti gli utenti con licenza di creare i propri agenti. I vantaggi:
- Innovazione bottom-up: gli utenti conoscono meglio i loro processi e possono creare agenti specifici
- Maggiore engagement e adozione
- Sperimentazione più rapida
- Cultura dell’innovazione
Quale approccio è giusto? Dipende dalla vostra cultura aziendale. Vi faccio un paragone che uso spesso con i clienti: ricordate quando sono nati i gruppi M365? Alcune aziende, per favorire la collaboration, hanno scelto di lasciare attiva la creazione dei gruppi per tutti gli utenti. Altre li hanno bloccati, permettendone la creazione solo tramite richiesta approvata.
Entrambi gli approcci possono funzionare, l’importante è che sia una scelta consapevole e allineata con la vostra strategia di governance.
Gestione degli Agenti dallo Store
Indipendentemente dalla vostra scelta sulla creazione degli agenti, dovrete gestire l’Agent Store. Il funzionamento è molto simile al nuovo portale di gestione delle apps di Teams Admin Center: potete bloccare singoli agenti, approvarli, o pinnarli per renderli più visibili.
Questo vi permette di:
- Bloccare agenti che ritenete inappropriati o rischiosi
- Promuovere agenti aziendali o particolarmente utili
- Creare una “vetrina” curata di agenti consigliati
- Mantenere un catalogo organizzato e gestibile
La mia raccomandazione è di definire fin dall’inizio un processo di governance per l’Agent Store: chi può approvare nuovi agenti? Con quale frequenza viene revisionato il catalogo? Come vengono valutati i feedback degli utenti sugli agenti esistenti?
Fase 6: Il Programma Frontier Preview per i Power Users
Una strategia che funziona molto bene è identificare un gruppo ristretto di utenti “smanettoni” e abilitarli al programma di anteprima Frontier. Questi sono gli early adopters, quelli che amano provare le novità e sperimentare.
Perché è importante?
Questi utenti diventano i vostri evangelisti interni di Copilot. Loro:
- Provano le funzionalità in anteprima prima che arrivino a tutti
- Scoprono use case interessanti
- Identificano potenziali problemi prima del rollout generale
- Raccontano le loro esperienze agli altri utenti, creando buzz positivo
È un po’ come avere un team di beta tester interni che vi aiutano a capire come l’organizzazione reagirà alle novità, e che allo stesso tempo creano entusiasmo e aspettativa nel resto dell’azienda.
Come selezionare questi utenti?
Cercate persone che:
- Sono tecnicamente competenti ma non necessariamente IT
- Hanno una buona rete di relazioni interne
- Sono entusiaste delle nuove tecnologie
- Sanno comunicare efficacemente
- Rappresentano diversi dipartimenti/funzioni aziendali
Non devono essere necessariamente i manager o i dirigenti. Spesso i migliori ambassador sono a livelli intermedi dell’organizzazione, dove hanno sia la competenza tecnica che il contatto quotidiano con gli utenti finali.
Fase 7: Formazione e Change Management
Avete preparato l’ambiente, configurato tutto perfettamente, assegnato le licenze… e ora? Se pensate che gli utenti inizieranno a usare Copilot in modo efficace, vi sbagliate.
L’Importanza della Formazione
La formazione non è un optional, è essenziale. E la buona notizia è che Microsoft mette a disposizione numerosi corsi gratuiti, webinar e documentazione su come utilizzare al meglio Copilot. Ma la formazione non può essere solo “ecco il link ai corsi Microsoft, guardateveli”.
Deve essere:
- Strutturata: webinar organizzati, sessioni live, workshop pratici
- Continua: non un evento one-off ma un processo ongoing
- Contestualizzata: esempi e use case specifici per la vostra organizzazione
- Multi-formato: video, documenti, sessioni Q&A, hands-on labs
Tipologie di Formazione Consigliate
Webinar introduttivi
Sessioni di 45-60 minuti che spiegano cos’è Copilot, come funziona, e i casi d’uso base. Registratele e rendetele disponibili on-demand.
Workshop per ruolo
Sessioni specifiche per diversi ruoli aziendali:
- Copilot per il team Sales
- Copilot per HR
- Copilot per Finance
- Copilot per Project Managers
Ogni ruolo ha esigenze diverse e use case specifici. Una formazione generica è meno efficace di una formazione mirata.
Office Hours
Momenti dedicati dove gli utenti possono fare domande, condividere difficoltà, e ricevere supporto. Questo crea anche opportunità per identificare problemi comuni e migliorare la formazione.
Campagne di Comunicazione
Email periodiche con tips & tricks, use case del mese, spotlight su utenti che stanno usando Copilot in modo innovativo. Mantenete vivo l’interesse e l’engagement.
Fase 8: Creare una Community Copilot
Una delle strategie più efficaci che ho visto implementare è la creazione di una vera e propria community interna dedicata a Copilot. Questo può prendere diverse forme:
Opzioni per la Community
Team in Microsoft Teams
Create un team dedicato al mondo Copilot, suddiviso per canali tematici:
- Canale “Novità e Aggiornamenti”: dove i moderatori condividono news dal Message Center
- Canale “Use Cases”: dove gli utenti condividono come stanno usando Copilot
- Canale “Q&A”: per domande e supporto peer-to-peer
- Canale “Feedback e Suggerimenti”: per raccogliere input dagli utenti
- Canali specifici per dipartimento o funzione
Viva Engage (Yammer)
Per organizzazioni che già usano attivamente Viva Engage, questa può essere una piattaforma naturale per costruire la community. Il vantaggio è la natura più sociale e conversazionale della piattaforma.
Newsletter Aziendale
Una newsletter mensile o quindicinale dedicata a Copilot, con:
- Aggiornamenti sulle nuove funzionalità
- Spotlight su use case aziendali
- Tips & tricks
- Statistiche di utilizzo e trend
- Interviste a power users interni
Il Ruolo dei Moderatori e degli Admin
I moderatori della community (idealmente quelli del vostro gruppo Frontier Preview) hanno un ruolo cruciale. Se hanno accesso al Message Center, possono:
- Filtrare e comunicare solo le novità rilevanti per Copilot
- Tradurre comunicazioni tecniche in linguaggio accessibile
- Contestualizzare gli aggiornamenti rispetto alle esigenze aziendali
Per gli amministratori IT più tecnici, è possibile automatizzare parte di questo processo tramite PowerShell, creando script che:
- Leggono automaticamente il Message Center
- Filtrano solo i messaggi inerenti a M365 Copilot
- Postano automaticamente nei canali appropriati
- Inviano notifiche ai moderatori per messaggi critici
Benefici della Community
Una community attiva:
- Riduce il carico sul supporto IT: molte domande trovano risposta tra pari
- Accelera l’adoption: vedere colleghi che usano con successo Copilot è più convincente di qualsiasi comunicazione ufficiale
- Identifica problemi: i pattern nelle domande rivelano gap nella formazione o problemi di configurazione
- Crea cultura: trasforma Copilot da “ennesimo tool IT” a “parte del modo di lavorare”
- Genera innovazione: gli utenti si ispirano a vicenda e scoprono use case non previsti
Fase 9: Monitoraggio, Analytics e Miglioramento Continuo
L’ultimo pezzo del puzzle è il monitoraggio dell’adozione e dell’utilizzo di Copilot. Non potete migliorare ciò che non misurate.
Gli Strumenti di Monitoraggio
Microsoft fornisce due strumenti principali per questo scopo: Microsoft 365 Admin Center e Viva Insights (Incluso a metà 2025 nel service plan di Copilot)
Non voglio entrare nei dettagli tecnici di questi strumenti in questo articolo, perché ho già dedicato un articolo completo alla reportistica di utilizzo di Copilot, dove trovate anche esempi di dashboard e come interpretare le metriche. ➡️ Articolo correlato: Monitoraggio e analisi utilizzo di Microsoft 365 Copilot
Conclusioni: Un Viaggio, Non una Destinazione
L’adoption di Microsoft 365 Copilot non è un progetto che si completa in qualche settimana e poi si chiude. È un viaggio continuo di trasformazione digitale che evolve insieme alla vostra organizzazione e alle capacità della tecnologia.
Le fasi che ho descritto in questo articolo non sono rigide regole da seguire alla lettera, ma una roadmap flessibile che ogni organizzazione deve adattare al proprio contesto. Alcuni di voi potrebbero aver già completato molti di questi step come parte di precedenti iniziative di governance. Altri potrebbero dover partire da zero.
L’importante è:
- Non avere fretta: meglio un rollout più lento ma solido che un deployment veloce che poi crea problemi
- Ascoltare gli utenti: loro vi diranno cosa funziona e cosa no, se siete disposti ad ascoltare
- Iterare e migliorare: le prime configurazioni non saranno perfette, e va bene così
- Mantenere il focus sul valore: Copilot è un mezzo, non un fine. L’obiettivo è aiutare le persone a lavorare meglio
Se state iniziando ora il vostro percorso di adoption, spero che questo articolo vi abbia fornito una mappa per navigare le complessità e le scelte che vi aspettano. Se avete già implementato Copilot, spero che abbiate trovato spunti per ottimizzare e migliorare la vostra strategia.
Non esistono risposte giuste o sbagliate in assoluto, solo scelte consapevoli allineate alla vostra realtà aziendale.